Guest Post de Ciprian Roibu, Co-Founder Deliwell
Ești transportator sau ai o casă de expediție? Hai să pornim de aici.
Înainte să citești mai departe, răspunde-ți sincer la 10 întrebări. Dacă la măcar 3-4 din ele răspunsul te face să strâmbi din nas, probabil ai deja nevoie de digitalizare, doar că n-ai numit-o așa până acum:
- Știi, chiar acum, din câte cereri primite ies comenzi confirmate?(Conversie)
- Poți spune ce GP (Gross Profit) ai făcut ieri, defalcat pe curse, clienți și dispeceri? (GP/zi, GP/cursă, GP/dispecer)
- Cât timp îți ia să procesezi o comandă, de la primire până la facturare?(Cycle Time)
- Știi exact ce mașină va fi disponibilă peste 2 zile în Franța, să preia o potențială comandă?(Capacity Planning)
- Clienții tăi văd singuri unde e marfa, sau tot te sună pe tine să afle?(Tracking)
- Dacă mâine îți pleacă cel mai bun om, cine știe să facă ce făcea el și în cât timp se recuperează? (Risk)
- Ce sume sunt scadente săptămâna viitoare și ce trebuie facturat azi?(DSO)
- Poți găsi, în 10 secunde, CMR-ul sau POD-ul pentru o comandă de acum 3 luni?(Compliance)
- Știi ce mașini / livrări sunt în grafic și ce e întârziat?(OTD, On-Time Delivery)
- Când subcontractezi o cursă, verifici cine e cu adevărat transportatorul sau te bazezi pe încredere și pe un nume auzit pe grup? (Security / Anti-fraud)
Dacă te-ai regăsit, dar încă mai crezi că firma ta e prea mică pentru digitalizare, citește mai departe.
Sfatul meu e să nu te apuci de digitalizare până nu mapezi procesele. Altfel, plătești bani ca să digitalizezi haosul, nu ca să-l elimini.
📌 Să mapezi procesele = să te uiți la fiecare om din firmă și să scrii, pe hârtie, ce face, de fapt, nu ce crezi tu că face.
E cam ca atunci când renovezi casa. Nu iei bidonul de vopsea din prima zi. Măsori suprafața, decizi culorile, alegi modelele, aduni mobila în mijlocul camerei, pui folie la geamuri. Gresia, parchetul, lustrele – toate trebuie să se potrivească, pe de o parte cu casa ta așa cum e ea, pe de alta cu viziunea ta despre cum vrei să arate. Iar cât durează renovarea, e mizerie și praf peste tot – e normal, e parte din proces, nu un semn că ceva a mers prost.
Digitalizarea funcționează la fel: pregătirea vine înainte, disconfortul temporar vine în timpul implementării, iar rezultatul se vede abia la final.
Realitatea, la câteva zeci de mașini
Cauți curse pe burse, pe grupuri, pe mail, pe WhatsApp. Contactezi zeci de clienți pe zi, eventual convertești 10-15%. Asta înseamnă că, din 100 de cereri, rămân 15 curse, pe care le ții în Excel.
Primești comanda pe tot felul de burse, platforme, mail, WhatsApp, Skype, Teams, telefon.
Printezi, semnezi, ștampilezi, retrimiți – de multe ori fără să citești clauzele, care oricum diferă de la un client la altul. Reintroduci comanda (a doua oară) în sistem sau tot în Excel. Trimiți cursa șoferului pe WhatsApp. Clientul cere status, tu suni șoferul sau te uiți pe GPS, apoi răspunzi. La întoarcere, facturezi. Trimiți documentele prin poștă.
Pe deasupra, tahograf și ore de condus – limite legale, nu opționale. Aloci mașina manual și static, după poziția GPS de acum, nu după unde va fi mașina peste câteva ore, ținând cont de program și de comenzile deja alocate pe ea. Dacă mai mulți colegi alocă mașini din Excel-uri separate, aloci aceeași mașină de două ori. Garantat!
Folosești un tool pentru fiecare bucată: facturare, Excel pentru comenzi, ANAF pentru UIT, WhatsApp pentru șoferi, GPS, platforma de carburant, platforma de rovinietă/toll, contabilitatea separat. Pentru că aceste instrumente nu comunică între ele, tu nu știi cât ai câștigat luna asta până nu stă cineva să adune manual din toate, facturarea întârzie, plicul cu documente întârzie, deci și plata clientului întârzie.
Costul real
Timpul necesar procesării unei curse este de 60-90 de minute. Înmulțit cu zeci de curse pe lună, ai un om full-time doar pentru hârtii, pe care nu-l vezi în nicio linie de cost.
Ce schimbă digitalizarea, dacă e făcută corect
Generează profit, nu cost. Digitalizarea nu e o cheltuială de IT, ci un instrument de business care te ajută să recuperezi timp și bani: mai puține ore pierdute pe hârtii, timp redus pentru data entry, mai puține erori care costă bani, mai multă claritate pe procese, proceduri și modul de lucru.
Asigură transparență și claritate. Vezi exact ce se întâmplă, exact când se întâmplă – cine câștigă ce, ce e întârziat, ce trebuie facturat – în loc să reconstitui totul din memorie, telefoane sau Excel-uri.
Permite scalarea afacerii. Îți poți crește volumul afacerii fără să crești proporțional numărul de oameni la administrativ. Procesele funcționează la fel de bine pe măsură ce crește numărul de curse, clienți și șoferi.
Consolidează profesionalismul. Clienții văd statusuri live, primesc documente corecte și la timp și înțeleg exact condițiile de colaborare. Practic, diferența dintre o firmă care pare improvizată și una care transmite profesionalism și inspiră încredere.
În final, de unde pornești?
De la procese. Mai întâi mapează modul în care funcționează astăzi compania, apoi elimină pașii inutili și abia la final alege soluțiile digitale care îți susțin obiectivele de business.
Ciprian Roibu este fondatorul COM și co-fondatorul Deliwell, cu 15 ani de experiență în logistică și transport, între roluri comerciale și operaționale.
Multă vreme și-a căutat validarea prin diplome, premii și lupte câștigate cu ceilalți. Momentul de cotitură a venit acum 10 ani, când a fost dat afară de la Gartner: a înțeles că nu era atât de bun pe cât credea. De acolo a început lupta cu superficialitatea și cu validările externe. Obișnuia să caute scurtătura spre rezultat; acum caută procesul, pentru că rezultatul vine de la sine.
Poate de asta Deliwell nu a plecat din know-how tehnic, ca softurile clasice, ci de la nevoia reală a pieței și de la importanța de a avea un soft pe limba ta. Iar pe drum, fără să vrea, Ciprian a devenit expert în e-Transport.
Este direct și pragmatic, alege să lucreze doar cu oameni cu care rezonează — iar cei din jurul lui spun că e o sursă de energie și entuziasm. Îl găsești pe la toate evenimentele de logistică, nu ca să fie văzut, ci ca să înțeleagă și să învețe lucruri noi.
În afara muncii, e îndrăgostit de Asia și de călătorii, dar un lucru rămâne ne-negociabil: timpul cu familia. Family first.